1. Membuat penelitian dan analisa untuk dapat menentukan cakupan dari event, tentunya dengan persetujuan dan kesepakatan yang dicapai dengan stakeholder (pemberi pekerjaan, pemilik acara, dan lainnya), dengan dasar data pendukung.
2. Membuat, mengembangkan dan mempresentasikan business plan dari event yang akan diselenggarakan secara menyeluruh
3. Membuat dan menerapkan critical path atau batas waktu minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tahapan event yang sedang direncanakan
4. Melakukan penelusuran dan penelitian untuk memilih venue yang sesuai dengan event dan anggaran yang direncanakan
5. Membuat kontrak-kontrak kerja yang diperlukan pada tahap ini, contohnya : kontrak dengan pihak venue setelah disepakati bersama dengan stakeholder

Sedangkan pada tahapan membuat perencanaan event yang akan diselenggarakan, yang dilakukan seorang Event Manager antara lain namun tidak terbatas pada :

1. Mendisain dan mengembangkan konsep event berdasarkan hasil diskusi dengan stakeholder
2. Rencana penggunaan teknologi di dalam event yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
3. Dalam membuat perencanaan seorang Event Manager juga harus memperhatikan akses untuk orang-orang berkebutuhan khusus
4. Menyusun kebijakan-kebijakan dan prosedur untuk pelaksanaan event terkait, mulai dari aspek administrasi, aspek teknis, aspek promosi dan publikasi, aspek keuangan, aspek operasional pendukung sampai dengan aspek kesehatan, keselamatan dan keamanan.

Pada event berskala besar, selama tahapan ini seorang Event Manager seringkali dibantu oleh seorang atau beberapa orang asisten yang kompeten dalam membuat perencanaan, baik in-house maupun outsourcing.

Selanjutnya, seorang Event Manager bertanggungjawab mengatur penyelenggaraan event yang telah direncanakan sesuai kesepakatan dengan stakeholder, antara lain namun tidak terbatas pada :

1. Mengatur urutan persiapan pelaksanaan dan merinci seluruh kebutuhan event
2. Mengatur dan mengkoordinasikan keseluruhan event, agar tahapan berjalan sesuai rencana mulai dari semua kebutuhan sebelum event, kegiatan selama event sampai kegiatan paska event
3. Mengelola jalannya event yang berlangsung agar sesuai dengan target dan harapan stakeholder
4. Mengkordinasikan seluruh petugas lapangan selama event berlangsung bersama-sama koordinator setiap bidang, sesuai skala event

Semua poin di atas adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh seorang Event Manager pada umumnya. Namun ada hal-hal yang membedakan seorang Event Manager dapat dikategorikan handal, lengkap dan kompeten dalam mengelola event yang diselenggarakan, yang biasanya diperoleh dari “jam terbang”, antara lain namun tidak terbatas pada :

1. Keterampilan mengelola hubungan yang efektif dengan external stakeholders
2. Kemampuan membuat perencanaan pengawasan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)
3. Tanggap terhadap keadaan darurat selama event
4. Keterampilan mengatur pembagian pekerjaan kepada anggota tim
5. Kemampuan menjaga dan memastikan kualitas pekerjaan dari setiap anggota tim
6. Kemampuan mengelola konflik yang terjadi di tempat kerja
7. Kemampuan menunjukan kepemimpinan yang baik
8. Keterampilan melakukan evaluasi dan membuat laporan kesuksesan Event

Apakah anda sudah termasuk seorang Event Manager yang handal dan kompeten ?

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

• Profesi Manajer Acara (Event Manager) – Seri 01
• Profesi Manajer Acara (Event Manager) – Seri 02
• Acuan dasar untuk merekrut Manajer Acara (Event Manager) yang handal – Seri 03
• Seputar Manajemen Produksi di sebuah penyelenggaraan Event (Event Production Manager series)