Pada tahapan implementasi, pengendalian dan pengawasan tour produksi, kembali seorang production manager dituntut keterampilan teknis sekaligus manajerial yang baik. Tidak seperti pada tahapan perencanaan, di tahapan ini banyak keterlibatan orang, baik tim internal maupun eksternal, sehingga production manager wajib memiliki keterampilan organisasi, pengelolaan orang, dan skill mengatasi persoalan di lapangan. Kemampuan komunikasi yang baik juga sangat berperan dalam tahapan kerja ini.
Ada berbagai jenis kepemimpinan, yang dapat diterapkan sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi, namun saat ini kita tidak membahasnya lebih jauh, akan ada seri tersendiri pembahasan tentang kepemimpinan. Baiklah, mari kita diskusi seputar praktek tour produksi, hal yang wajib dilakukan oleh seorang production manager di tahapan ini antara lain memimpin rapat-rapat koordinasi tour produksi. Pada rapat tour produksi dengan tim internal antara lain sangat penting untuk menjelaskan semua data dari perencanaan tour produksi (nama acara, lokasi, tanggal acara, tanggal berangkat, tanggal Kembali, target-target yang ditetapkan perusahaan, spesifikasi, disain, ukuran, peralatan, aspek K3, rincian jadwal kerja, pengangkutan, akomodasi), kemudian pembagian tugas dan tanggungjawab, alur kerja, prosedur (baik prosedur teknis produksi maupun prosedur perusahaan terkait keuangan, kedisiplinan atau semua yang berkaitan dengan hak dan tanggungjawab atau isi kontrak kerja bila tim tersebut adalah tenaga lepasan yang dibayar berbasis project, termasuk prihal upah dan uang makan. Pada rapat tour produksi perlu diinformasikan siapa yang ditunjuk menjadi wakil atau orang kedua dari production manager bila berhalangan. Tentukan juga siapa koordinator untuk setiap bidang di dalam tour produksi.
Untuk memudahkan kerja lingkup implementasi dan pengendalian dibutuhkan membangun sebuah system administrasi yang baik, seperti daftar nama dan nomor kontak tim internal tour produksi berikut tanggungjawabnya, daftar supplier maupun sub-kontraktor terkait yang dilengkapi dengan data nama dan nomor kontak serta bidang tanggungjawab pekerjaannya, daftar data kontak transportasi berikut nomor kendaraan atau kode container , daftar pembagian atau alokasi akomodasi tim tour produksi dan lokasinya. Divisi tour produksi sebaiknya memiliki administrasi keuangan tersendiri, siapkan beberapa form terkait keuangan, seperti form permintaan dana, form tandatangan penerimaan uang, form absensi, form laporan keuangan kepada pimpinan perusahaan, sesuai dengan prosedur perusahaan.
Pada rapat koordinasi teknis tour produksi, kita harus memastikan bahwa tim internal dan tim eksternal telah memahami semua hal yang disampaikan dalam rapat, contoh prihal layout, spesifikasi dan ukuran, jadwal dan target-target. Di dalam rapat-rapat koordinasi produksi termasuk rapat progress didiskusikan potensi-potensi kendala teknis dan non-teknis dan diskusikan rencana Tindakan pencegahan yang akan diambil / sudah diambil (di rapat progress), semua pembahasan harus diperkuat dengan data, jadi tidak sebatas penilaian pribadi, apalagi kalimat “katanya” yang belum bisa dijadikan landasan untuk mengambil langkah pencegahan. Lengkapi juga diskusi dalam rapat dengan foto/ video sebagai bagian dari data dokumen pendukung. Hal ini harus tertuang secara tertulis dalam minutes dan checklist technical briefing. Untuk mengambil langkah aksi mitigasi perlu dilakukan penilaian tingkat risiko (risk assessment) oleh personil yang terlatih dan kompeten, karena itu seorang production manager haruslah menguasai aspek kesehatan dan keselamatan kerja, bila belum menguasai maka production manager harus mempunyai anggota tim yang terlatih dan kompeten di bidang kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan demikian proses tour produksi dapat dikendalikan.
Dalam lingkup tugas pengawasan, yang bertujuan untuk memastikan kualitas barang dan jasa hasil kerja, memastikan ketepatan penyelesaian produksi sesuai tenggat waktu, dan biaya sesuai anggaran, maka kita siapkan form penilaian kinerja tim produksi baik dari internal maupun eksternal, untuk setiap sub-bagian produksi. Penilaian ini dilengkapi dengan data, dan atau foto dan penjelasan, sehingga lebih obyektif, dan diketahui oleh pihak yang dievaluasi dan pihak manajemen. Ini berguna untuk pembahasan evaluasi, baik di tahap progress produksi maupun pada pasca event. Dalam tugas pengawasan jangan lupa mengevaluasi efektifitas langkah/ aksi mitigasi yang telah diambil oleh pelaksanan produksi, apakah telah berhasil mengatasi persoalan. Bila hasilnya belum dapat mengatasi persoalan maka harus dirapatkan kembali untuk dicarikan alternatif solusi lain atau pertimbangan lainnya sesuai kebutuhan.
Yuk gaes kita berbagi informasi, sehingga bisa saling memberi sedikit manfaat..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])