Masih dalam tahapan perencanaan realisasi produksi dalam penyelenggaraan event, sebelum kita jalankan produksi di tempat yang telah ditentukan, beberapa hal yang akan mempengaruhi kesuksesan produksi sangatlah perlu untuk dilakukan. antara lain resources produksi harus dipersiapkan dan dikelola dahulu dengan baik untuk mengurangi terjadinya kesalahan di saat eksekusi produksi di lokasi, dan proses produksi secara keseluruhan komponen produksi harus dipahami oleh setiap tim produksi.
Contoh persoalan saat perencanaan yang saya temui beberapa waktu lampau, yaitu kurang telitinya production manager (atau mungkin kurangnya pemahaman teknis) melakukan pengukuran area saat melakukan survey, sehingga saat barang produksi tiba di lokasi venue ternyata area yang tersedia tidak mencukupi untuk memasang barang produksi sesuai dengan rencana dikarenakan ada faktor yang luput diperhitungkan saat survey lokasi. Sehingga perlu dilakukan perubahan dadakan dan modifikasi produksi, tentunya hal tersebut berdampak pada mundurnya jadwal produksi dan bertambahnya biaya secara keseluruhan.
Manajer produksi harus memastikan bahwa tim produksi internal dan eksternal telah sesuai pemahamannya terkait aspek kreatif dari pekerjaan produksinya. Disain yang terdapat di dokumen produksi telah dipahami dengan benar, termasuk catatan-catatan penting yang harus diketahui oleh semua pihak yang terkait pelaksanaan produksi, termasuk tantangan-tantangan yang akan dihadapi. Hal ini dilakukan dengan mengadakan rapat-rapat produksi, saat pra-produksi.
Selain aspek kreatif dan disain yang harus dipahami, aspek teknis pekerjaan dan aspek keselamatan juga hal yang harus dipastikan telah dipahami oleh seluruh personil yang terlibat. Libatkan personil-personil kunci dari divisi produksi di dalam rapat-rapat dengan departemen lain yang terkait pembahasan produksi, termasuk terkait target waktu dan anggaran biaya, juga pada rapat-rapat progress persiapan dengan project manager, dan stakeholder kunci lainnya. Informasi dari rapat-rapat koordinasi tersebut yang berdampak pada aktifitas rekan kerja internal dan eksternal harus dikomunikasikan kepada mereka, sehingga personil terkait dapat melakukan tindakan segera yang diperlukan. Semua informasi dalam bentuk tertulis dan dicatat secara jelas dan akurat, tidak ambigu atau bias.
Konsep produksi, persyaratan spesifikasi dan jumlahnya dievaluasi kelayakannya termasuk alternatif perubahan spesifikasi dan atau jumlahnya sesuai dengan kebutuhan. Opsi-opsi pelaksanaan produksi diidentifikasi, dan dikonsultasikan dengan personil yang relevan bila dibutuhkan, misalkan perubahan merk barang, perubahan ukuran atau volume, perubahan jenis dan fasilitas peralatan pendukung yang dibutuhkan ditentukan sebelum pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menghindari pembengkakan biaya yang tidak perlu, dan mundurnya jadwal produksi. Catat potensi biaya yang melebihi alokasi anggaran yang tidak dapat dihindari, rekomendasikan alternatif yang memungkinkan kepada atasan.
Selain rapat-rapat yang telah disebut di atas, sangatlah penting dilakukan rapat teknis dengan pihak eksternal / supplier / sub-kontraktor / dan pihak terkait teknis produksi lainnya beberapa waktu sebelum dijalankan pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menyampaikan informasi, memberi arahan, dan mendapatkan masukan dari personil yang relevan. Informasi yang diberikan terkait jadwal kerja, izin kerja dan peraturan kerja, jalur akses, fasilitas terkait teknis, tinjauan ulang terhadap kondisi venue, informasi perubahan-perubahan bila ada, informasi target-target yang diinginkan stakeholder utama, catatan-catatan penting terkait hal-hal kritis yang harus diperhatikan untuk kesuksesan acara (critical path) dan hal lainnya yang diperlukan terkait teknis produksi.
Okee.. next series kita diskusi tentang apa ? Sampaikan saja usulan kamu via feature yang tersedia disini ya..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])