Seorang production manager bertanggungjawab untuk pengendalian produksi dan pengawasan produksi. Pengendalian produksi dilakukan agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana dan mampu mencapai hasil yang maksimal dengan penggunaan biaya yang optimal. Pengawasan dilakukan untuk memastikan kualitas barang sesuai dengan rencana, efektifitas dan efisiensi metode kerja yang dipakai, dan untuk mengamati kemungkinan timbulnya persoalan dan mengambil langkah yang tepat untuk mengatasinya, sehingga output pekerjaan dapat optimal.
Saat kita merealisasikan produksi sesuai dengan perencanaan, seringkali kita menemui hambatan atau tantangan di lapangan. Biasanya faktor-faktor yang menjadi penghambat antara lain faktor perencanaan yang kurang baik, atau faktor system yang dibangun masih perlu perbaikan, atau faktor kurangnya kualitas sumber daya manusia baik dari internal maupun eksternal, atau faktor kurangnya pemahaman tentang aspek keselamatan dan kesehatan kerja, atau faktor kebutuhan peralatan/ perlengkapan pendukung kerja yang tidak tersedia, atau faktor ketersediaan waktu yang terlalu mepet, atau faktor anggaran biaya, atau faktor regulasi otoritas setempat, atau faktor komunikasi antara tim produksi internal dan eksternal sehingga informasi tidak diterima utuh dan salah pemahaman oleh pekerja produksi, atau faktor alam dan geografis lokasi terutama untuk event outdoor, atau faktor-faktor lainnya yang luput diperhitungkan oleh production manager.
Beberapa waktu lampau, saya seringkali menemui kendala terkait pelaksanaan produksi, terutama karena waktu pelaksanaan yang sangat mepet, sehingga perencanaan tidak dapat dilakukan dengan baik. Sedangkan ekspektasi dari pemilik acara pada umumnya adalah kualitas produk layanan yang prima, kecepatan pelaksanaan realisasi produksi yang sangat tinggi karena urgensinya, dan harga layanan yang murah. Ada teman saya yang pernah sampaikan kalimat sambal joke kepada saya begini : Kalau mau produk layanan prima, kecepatan kerja sesuai ekspektasi, maka harganya tidak murah, atau kalau mau semua serba cepat dan tergesa-gesa konsekuensinya penyedia barang/ jasa tidak dapat menjamin kualitas layanan dan harga menjadi tinggi, atau kalau mau harga murah akan ada konsekuensi layanan atau kecepatan kerja yang tidak sesuai ekspektasi. Bagaimana pendapat teman-teman, apakah setuju atau tidak ?
Dari contoh persoalan di atas, apakah tidak mungkin kita memperoleh semua ekspektasi yang disebut tadi ; kualitas layanan (produk/jasa) yang prima, kecepatan kerja sesuai jadwal, dan biaya produksi yang sesuai dengan anggaran ? Jawabannya adalah sangat mungkin, namun dengan beberapa syarat kondisi, antara lain : perencanaan produksi dibuat dengan baik, tersedia system manajemen produksi yang tepat, sumber daya manusia baik internal dan eksternal terlatih dan kompeten, anggaran biaya yang realistis, dan production manager yang mampu bekerja sesuai kompetensi baik dari sisi keterampilan teknis produksi maupun keterampilan manajerial, dan yang menjadi critical aspect adalah komitmen pimpinan perusahaan event organizer untuk mempriotitaskan kualitas layanan kepada kliennya/ prinsipal pemilik acara, dengan kita membangun awareness seperti memberi pemahaman kepada klien kita terkait komitmen pada timeline yang benar dari proses penyelenggaraan event terhadap kualitas output-nya, sesuai target pencapaian yang disepakati.
Dalam tahapan proses plaksanaan produksi, penting seorang production manager mampu mengidentifikasi potensial problem yang akan muncul berdasarkan hasil pengawasan yang dilakukannya, dan mampu mengambil keputusan untuk mengatasinya, tentunya dengan berdiskusi ataupun konsultasi dahulu dengan personil yang relevan, baik dari aspek teknis maupun aspek kreatif, dalam kurun waktu sesuai jadwal produksi. Semuanya tercatat dan dibahas dalam rapat evaluasi.
Berikutnya kita bahas tentang apa gaes.. ada usulan ? Saya tunggu yaa..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])