Seringkali event diselenggarakan dalam suatu rangkaian di beberapa tempat atau beberapa kota. Agar tidak salah pemahaman tentang tour produksi event, perlu disampaikan di sini bahwa yang dimaksud tour produksi tidak mesti pelaksanaan produksi di beberapa tempat atau beberapa kota, pelaksanaan produksi di satu titik venue atau tempat dapat diterapkan mekanisme kerja sebuah tour produksi. Sebagai contoh, mempersiapkan segala sesuatu terkait produksi yang dibawa dari Jakarta ke satu lokasi di kota Sentani, Jayapura tahun 2021 lalu adalah sebuah tour produksi. Bahkan mempersiapkan produksi dari Jakarta ke satu venue di Cirebon juga diterapkan mekanisme kerja sebuah tour produksi.
Dari tahun 2006 sampai 2018, kami sering mendapatkan pekerjaan produksi di beberapa kota dalam sebuah rangkaian, contohnya event promosi sebuah produk consumer goods. Selama rangkaian tour tersebut banyak hal yang dapat terjadi yang bisa mempengaruhi jadwal produksi, target pencapaian, dan hal-hal lain yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Beberapa persoalan muncul di luar perkiraan production manager, seorang production manager betul-betul diuji keterampilannya dalam mengatasi berbagai persoalan yang berbeda-beda dalam sebuah rangkaian kegiatan, dan berbagai karakteristik lokasi setempat.
Persoalan-persoalan yang berpotensi muncul dalam sebuah rangkaian tour produksi antara lain :
- Personil jatuh sakit, termasuk production manager, yang sakit di kota ke-22 sedangkan masih ada beberapa kota yang harus diselesaikan
- Turunnya kecepatan kerja personil produksi, kelelahan atau kurangnya istirahat disebabkan jadwal produksi yang terlalu padat, hal tersebut harus masuk dalam pertimbangan saat menyusun rencana produksi
- Barang produksi yang rusak, atau problem teknis, sedangkan di lokal setempat tidak ada barang pengganti yang dapat diperoleh
- Kendala Transportasi, baik untuk personil maupun barang, sebagai contoh truk yang digunakan kondisinya kurang sehat termasuk kondisi ban, atau jadwal kapal container yang berubah
- Kesulitan memperoleh resources, seperti bahan bakar untuk genset
- Perubahan talent/ artis yang akan perform yang mengakibatkan perubahan technical riders
- Regulasi setempat yang di luar perkiraan, seperti tiba-tiba perizinan ditinjau ulang, atau tidak boleh penyelenggaraan acara di malam hari, hanya boleh siang hari, yang mana akan berdampak pada jadwal produksi, jadwal talent dan lainnya
- Kapabilitas personil keamanan yang berbeda-beda di suatu tempat dengan tempat lainnya, sehingga aspek keamanan menjadi persoalan, seperti akses masuk yang jebol, atau screening tidak berjalan sesuai rencana, seperti penonton yang mabuk dan membuat onar dan dapat membahayakan personil produksi atau merusak barang produksi
- Ormas setempat yang kurang kooperatif atau protes warga terhadap artis yang akan perform karena dianggap warga tidak sesuai dengan etik dan budaya setempat
- Penambahan kebutuhan komponen produksi, misalkan dikarenakan perubahan tempat acara, sebagai contoh harus ada penambahan barikade karena venue yang baru membutuhkan hal tersebut
- Penambahan biaya operasional di suatu lokasi venue, disebabkan kurang tepatnya data yang diperoleh pada saat perencanaan
- Jauhnya tempat penginapan untuk para pekerja dari venue, sehingga harus disiapkan alternatif untuk mengatasinya
- Faktor alam, seperti cuaca, hujan yang berdurasi lama akan mempengaruhi jadwal produksi, atau terjadi gempa bumi, yang dapat mengakibatkan bukan saja mundurnya jadwal produksi bahkan sampai pada pembatalan acara
- Kendala-kendala lainnya
Demikian cerita singkat dan contoh-contoh kendala teknis yang harus diantisipasi oleh seorang production manager dalam membuat rencana tour produksi, sehingga target pencapaian kinerja produksi dapat dipenuhi sesuai kriteria yang telah disepakati, berdasarkan pengalaman yang pernah kami dapati selama tour produksi.
Yuk gaes berbagi cerita seputar tour produksi..
Bagaimana dengan aspek manajerial yang harus disiapkan sebelum keberangkatan dan yang harus dilakukan selama proses tour produksi oleh production manager ?
Kita berbagi cerita pada seri berikutnya ya..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])