Kemampuan manajerial seorang production manager menjadi kunci utama kesuksesan sebuah tour produksi. Membuat perencanaan tour produksi yang baik menjadi titik awal penentu seberapa tinggi tingkat pencapaian kinerja tim produksi, serta bagaimana menerapkan rencana menjadi realisasi, mengendalikan proses dan system pengawasan yang dibangun adalah keterampilan manajerial yang wajib dikuasai.
Untuk meningkatkan keterampilan teknis dan manajerial jangan mengandalkan konsep learning by doing, kami kurang sependapat dalam hal ini. Menambah keterampilan tidak semua diambil dari praktek di lapangan, professional produksi juga harus menambah pengetahuan, wawasan dan cara-cara baru yang diperoleh dari referensi literatur dan artikel, pelatihan-pelatihan, seminar, kelompok diskusi dan metode lainnya secara konsisten berkesinambungan, sehingga mampu menerapkannya di lingkungan kerja dengan lebih baik, tanpa harus membuat kesalahan yang konyol dulu di lapangan. Kombinasi dari pengalaman yang diperoleh di lapangan dan konsistensi kemauan untuk belajar dan berkembang yang diperoleh dari luar lapangan inilah yang biasanya menjadi pembeda tingkat keterampilan professional seorang praktisi produksi.
Jangan lakukan lagi kesalahan yang pernah kita lakukan sebelumnya. Coba kita perhatikan kembali contoh-contoh persoalan yang kita hadapi di lapangan dan banyak yang disebabkan karena luput dari pemikiran kita saat di awal sebelum melaksanakan tour produksi. Membuat perencanaan tour produksi antara lain meliputi :
- Merangkum semua kebutuhan produksi, gambar layout lokasi kerja, disain, spek dan ukuran, kebutuhan peralatan bantu, ketersediaan daya listrik di lokasi kerja, termasuk solusi alternatif bila terjadi kerusakan barang produksi di lokasi tour produksi
- Mengkaji informasi yang terkait dengan lokasi-lokasi tujuan tour produksi, kalau belum punya data/ info segeralah himpun data dari sumber yang relevan
- Kenali potensi-potensi persoalan terkait lokasi tujuan tour produksi, kondisi fisik lokasi, jarak tempuh, alam / geografis/ cuaca, aspek sosial, dan termasuk aturan-aturan dari pihak venue
- Pelajari peraturan dan persyaratan hukum daerah setempat di lokasi tujuan tour produksi
- Lakukan identifikasi sejauh mana cakupan tanggungjawab kita
- Buat draft struktur tim produksi ; nama, jabatan, nomor hp
- Buat prosedur terkait aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja, perlengkapan keselamatan dan kesehatan termasuk persiapan obat-obatan dan vitamin
- Susun rencana anggaran biaya tour produksi, seperti uang makan, biaya transportasi barang dan orang, biaya akomodasi, biaya peralatan dan perlengkapan kerja, dan biaya lainnya, sejak keberangkatan sampai kepulangan, termasuk di dalamnya pemilihan moda transportasi yang akan digunakan
- Buat rencana cadangan untuk kedaruratan operasional
- Setelah poin-poin di atas terangkum, konsultasikan dengan pimpinan / project manager untuk mendapatkan persetujuan
- Setelah disepakati draft di atas menjadi dokumen yang telah terverifikasi, selanjutnya buat system alur kerja tim produksi baik internal maupun tim produksi eksternal
- Buat draft jadwal kerja tour produksi, mulai keberangkatan/ pengiriman, pembuatan/ pemasangan/ instalasi, uji coba, dan pelaksanaan acara
- Buat juga draft jadwal kepulangan, mulai dari jadwal pembongkaran, pengangkutan dan pengiriman pulang sampai perkiraan sampai kembali di tempat asal
- Ajukan draft jadwal tour produksi kepada pimpinan / project manager untuk mendapatkan persetujuan
- Setelah semua perencanaan disetujui, selanjutnya kita masuk ke fase implementasi, pengendalian dan pengawasan tour produksi
Begitu kurang-lebih tahapan perencanaan tour produksi kita, untuk fase implementasi, pengendalian dan pengawasan akan kita lanjutkan diskusi kita di seri berikutnya ya gaes..
Yuk kasih tanggapan, komen atau mungkin sharing seputar tour produksi..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])