Kita lanjut ya gaes diskusi seputar manajemen produksi dalam penyelenggaraan sebuah event. Secara garis besar, manajemen produksi bertanggungjawab pada proses merealisasikan konsep dan disain menjadi output produksi baik berbentuk barang maupun jasa yang sesuai dengan rencana event yang akan diselenggarakan, sesuai dengan spesifikasi, jumlah, tenggat waktu dan biaya yang telah ditetapkan.
Ada beberapa kasus yang pernah saya alami di waktu lampau terkait dengan perencanaan produksi. Di sebuah event di luar kota Jakarta, sekitar 3 jam berkendara dari Jakarta, dikarenakan salah memberi informasi tanggal selesai acara, pihak supplier sudah berangkat ke venue untuk melakukan pembongkaran/ dismantle sesuai informasi yang telah diterima, sampai di lokasi ternyata acara baru akan selesai esok harinya, sedangkan pihak supplier sudah terlanjur mengeluarkan biaya operasional, hal tersebut bisa menjadi persoalan antara pihak event organizer dengan pihak supplier.
Untuk mencapai hasil kinerja sesuai target, maka diperlukan sebuah perencanaan yang baik. Pada tahap perencanaan salah satu yang krusial adalah menyusun jadwal produksi yang tepat, sehingga biaya produksi dapat terjaga efisiensi secara optimal. Apa saja yang perlu disiapkan oleh seorang Production Manager untuk membuat Jadwal Produksi, antara lain :
- Sebelum membuat jadwal produksi, lakukan analisa dan susun semua kebutuhan resources seperti item-item produksi (spesifikasi, disain dan jumlah), anggaran biaya, kebutuhan tim tenaga kerja divisi produksi, persyaratan vendor/supplier, data terkait venue, layout, termasuk access dan egress, izin kerja, aspek keselamatan dan kesehatan kerja, dan peraturan otoritas setempat.
- Lakukan konfirmasi dan klarifikasi data kebutuhan produksi dengan Project Manager dan semua departemen yang terkait produksi.
- Setelah data kebutuhan produksi telah terkonfirmasi, lakukan konfirmasi kepada pihak-pihak pelaksana produksi, baik pihak internal maupun external, supplier, sub-kontraktor, dan mitra usaha maupun sponsor, prihal durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan produksi dan mempertimbangkan anggaran biaya yang reasonable dan achievable, sehingga pelaksanaan produksi dapat efisien dan efektif.
- Lakukan analisa terhadap potensi kendala yang dapat mempengaruhi jadwal produksi.
Setelah kita melakukan langkah tersebut di atas, selanjutkan kita menyusun jadwal produksi. Buatlah jadwal produksi sesuai dengan alokasi resources, dan urutan kebutuhan produksi. Periksa efisiensi dan kesesuaian alokasi waktu yang tersedia, dan jangan lupa menyiapkan rencana-rencana darurat untuk mengatasi faktor-faktor yang dapat menyebabkan produksi tertunda.
Draft jadwal produksi yang telah dibuat dikonsultasikan dengan Project Manager untuk memperoleh masukan dan persetujuan. Dari draft jadwal produksi yang telah disusun, maka selanjutnya adakan rapat produksi, untuk menyampaikan jadwal produksi kepada tim produksi dan pembagian tugasnya masing-masing, target-target yang ingin dicapai, kriteria pencapaian kinerja, dan informasi terkait mitra kerja external. Penyesuaian/ revisi rencana jadwal produksi dapat dilakukan bila diperlukan, dan komunikasikan dan peroleh konfirmasi perubahan tersebut kepada Project Manager dan departemen lain yang terkait. Penting selalu mencatat / filing semua informasi terkait jadwal produksi, dan mendistribusikan jadwal produksi kepada pihak-pihak yang terkait.
Setelah Jadwal Produksi selesai dibuat, apa langkah selanjutnya ? Merealisasikan produksi ? Yakin… ?
Kita lanjutkan diskusi kita pada seri selanjutnya ya..
(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])