Aktifitas Pra-Produksi dalam penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 07

Aktifitas Pra-Produksi dalam penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 07

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Masih dalam tahapan perencanaan realisasi produksi dalam penyelenggaraan event, sebelum kita jalankan produksi di tempat yang telah ditentukan, beberapa hal yang akan mempengaruhi kesuksesan produksi sangatlah perlu untuk dilakukan. antara lain resources produksi harus dipersiapkan dan dikelola dahulu dengan baik untuk mengurangi terjadinya kesalahan di saat eksekusi produksi di lokasi, dan proses produksi secara keseluruhan komponen produksi harus dipahami oleh setiap tim produksi.

Contoh persoalan saat perencanaan yang saya temui beberapa waktu lampau, yaitu kurang telitinya production manager (atau mungkin kurangnya pemahaman teknis) melakukan pengukuran area saat melakukan survey, sehingga saat barang produksi tiba di lokasi venue ternyata area yang tersedia tidak mencukupi untuk memasang barang produksi sesuai dengan rencana dikarenakan ada faktor yang luput diperhitungkan saat survey lokasi. Sehingga perlu dilakukan perubahan dadakan dan modifikasi produksi, tentunya hal tersebut berdampak pada mundurnya jadwal produksi dan bertambahnya biaya secara keseluruhan.

Manajer produksi harus memastikan bahwa tim produksi internal dan eksternal telah sesuai pemahamannya terkait aspek kreatif dari pekerjaan produksinya. Disain yang terdapat di dokumen produksi telah dipahami dengan benar, termasuk catatan-catatan penting yang harus diketahui oleh semua pihak yang terkait pelaksanaan produksi, termasuk tantangan-tantangan yang akan dihadapi. Hal ini dilakukan dengan mengadakan rapat-rapat produksi, saat pra-produksi.

Selain aspek kreatif dan disain yang harus dipahami, aspek teknis pekerjaan dan aspek keselamatan juga hal yang harus dipastikan telah dipahami oleh seluruh personil yang terlibat. Libatkan personil-personil kunci dari divisi produksi di dalam rapat-rapat dengan departemen lain yang terkait pembahasan produksi, termasuk terkait target waktu dan anggaran biaya, juga pada rapat-rapat progress persiapan dengan project manager, dan stakeholder kunci lainnya.  Informasi dari rapat-rapat koordinasi tersebut yang berdampak pada aktifitas rekan kerja internal dan eksternal harus dikomunikasikan kepada mereka, sehingga personil terkait dapat melakukan tindakan segera yang diperlukan. Semua informasi dalam bentuk tertulis dan dicatat secara jelas dan akurat, tidak ambigu atau bias.

Konsep produksi, persyaratan spesifikasi dan jumlahnya dievaluasi kelayakannya termasuk alternatif perubahan spesifikasi dan atau jumlahnya sesuai dengan kebutuhan. Opsi-opsi pelaksanaan produksi diidentifikasi, dan dikonsultasikan dengan personil yang relevan bila dibutuhkan, misalkan perubahan merk barang, perubahan ukuran atau volume, perubahan jenis dan fasilitas peralatan pendukung yang dibutuhkan ditentukan sebelum pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menghindari pembengkakan biaya yang tidak perlu, dan mundurnya jadwal produksi. Catat potensi biaya yang melebihi alokasi anggaran yang tidak dapat dihindari, rekomendasikan alternatif yang memungkinkan kepada atasan. 

Selain rapat-rapat yang telah disebut di atas, sangatlah penting dilakukan rapat teknis dengan pihak eksternal / supplier / sub-kontraktor / dan pihak terkait teknis produksi lainnya beberapa waktu sebelum dijalankan pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menyampaikan informasi, memberi arahan, dan mendapatkan masukan dari personil yang relevan. Informasi yang diberikan terkait jadwal kerja, izin kerja dan peraturan kerja, jalur akses, fasilitas terkait teknis, tinjauan ulang terhadap kondisi venue, informasi perubahan-perubahan bila ada, informasi target-target yang diinginkan stakeholder utama, catatan-catatan penting terkait hal-hal kritis yang harus diperhatikan untuk kesuksesan acara (critical path) dan hal lainnya yang diperlukan terkait teknis produksi.

Okee.. next series kita diskusi tentang apa ?  Sampaikan saja usulan kamu via feature yang tersedia disini ya..

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Seputar membuat rencana produksi dalam penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 06

Seputar membuat rencana produksi dalam penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 06

Feb 5, 2023 | Event Organizer

Kita lanjut ya gaes diskusi seputar manajemen produksi dalam penyelenggaraan sebuah event. Secara garis besar, manajemen produksi bertanggungjawab pada proses merealisasikan konsep dan disain menjadi output produksi baik berbentuk barang maupun jasa yang sesuai dengan rencana event yang akan diselenggarakan, sesuai dengan spesifikasi, jumlah, tenggat waktu dan biaya yang telah ditetapkan.

 

Ada beberapa kasus yang pernah saya alami di waktu lampau terkait dengan perencanaan produksi. Di sebuah event di luar kota Jakarta, sekitar 3 jam berkendara dari Jakarta, dikarenakan salah memberi informasi tanggal selesai acara, pihak supplier sudah berangkat ke venue untuk melakukan pembongkaran/ dismantle sesuai informasi yang telah diterima, sampai di lokasi ternyata acara baru akan selesai esok harinya, sedangkan pihak supplier sudah terlanjur mengeluarkan biaya operasional, hal tersebut bisa menjadi persoalan antara pihak event organizer dengan pihak supplier.

 

Untuk mencapai hasil kinerja sesuai target, maka diperlukan sebuah perencanaan yang baik. Pada tahap perencanaan salah satu yang krusial adalah menyusun jadwal produksi yang tepat, sehingga biaya produksi dapat terjaga efisiensi secara optimal. Apa saja yang perlu disiapkan oleh seorang Production Manager untuk membuat Jadwal Produksi, antara lain :

 

  1. Sebelum membuat jadwal produksi, lakukan analisa dan susun semua kebutuhan resources seperti item-item produksi (spesifikasi, disain dan jumlah), anggaran biaya, kebutuhan tim tenaga kerja divisi produksi, persyaratan vendor/supplier, data terkait venue, layout, termasuk access dan egress, izin kerja, aspek keselamatan dan kesehatan kerja, dan peraturan otoritas setempat.
  2. Lakukan konfirmasi dan klarifikasi data kebutuhan produksi dengan Project Manager dan semua departemen yang terkait produksi.
  3. Setelah data kebutuhan produksi telah terkonfirmasi, lakukan konfirmasi kepada pihak-pihak pelaksana produksi, baik pihak internal maupun external, supplier, sub-kontraktor, dan mitra usaha maupun sponsor, prihal durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan produksi dan mempertimbangkan anggaran biaya yang reasonable dan achievable, sehingga pelaksanaan produksi dapat efisien dan efektif.
  4. Lakukan analisa terhadap potensi kendala yang dapat mempengaruhi jadwal produksi.

MK 06 Seputar membuat rencana produksi Production Manager series eps 06 2

MK 06 Seputar membuat rencana produksi Production Manager series eps 06 3

MK 06 Seputar membuat rencana produksi Production Manager series eps 06 4

Setelah kita melakukan langkah tersebut di atas, selanjutkan kita menyusun jadwal produksi. Buatlah jadwal produksi sesuai dengan alokasi resources, dan urutan kebutuhan produksi. Periksa efisiensi dan kesesuaian alokasi waktu yang tersedia, dan jangan lupa menyiapkan rencana-rencana darurat untuk mengatasi faktor-faktor yang dapat menyebabkan produksi tertunda.

 

Draft jadwal produksi yang telah dibuat dikonsultasikan dengan Project Manager untuk memperoleh masukan dan persetujuan. Dari draft jadwal produksi yang telah disusun, maka selanjutnya adakan rapat produksi, untuk menyampaikan jadwal produksi kepada tim produksi dan pembagian tugasnya masing-masing, target-target yang ingin dicapai, kriteria pencapaian kinerja, dan informasi terkait mitra kerja external. Penyesuaian/ revisi rencana jadwal produksi dapat dilakukan bila diperlukan, dan komunikasikan dan peroleh konfirmasi perubahan tersebut kepada Project Manager dan departemen lain yang terkait. Penting selalu mencatat / filing semua informasi terkait jadwal produksi, dan mendistribusikan jadwal produksi kepada pihak-pihak yang terkait.

 

Setelah Jadwal Produksi selesai dibuat, apa langkah selanjutnya ? Merealisasikan produksi ? Yakin… ?

Kita lanjutkan diskusi kita pada seri selanjutnya ya..

MK 06 Seputar membuat rencana produksi Production Manager series eps 06 5

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Seputar Manajemen Produksi di sebuah penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 05

Seputar Manajemen Produksi di sebuah penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 05

Jan 22, 2023 | Event Organizer

Seputar Manajemen Produksi di sebuah penyelenggaraan Event (Event Production Manager series)

Halo gaes.. apakabarnya.. semoga di tahun 2023 ini teman-teman semua semakin baik bisnisnya. Berdasarkan hasil survey yang dilakukan Dewan Industri Event Indonesia (IVENDO) pada akhir Desember 2022 sampai minggu pertama Januari 2023, dapat disimpulkan bahwa subsektor industri event sudah kembali bergeliat sepanjang tahun 2022.

Pada artikel kali ini, kita mencoba untuk membahas salah satu profesi yang penting di dalam sebuah penyelenggaraan event, yaitu Manajer Produksi (Production Manager), teman-teman juga dapat menyampaikan pendapatnya dalam konteks diskusi untuk berbagi wawasan diantara kita.

Beberapa perusahaan penyelenggara event sering mengesampingkan manajemen produksi, atau dianggap tidak terlalu penting. Padahal perusahaan dapat melakukan efisiensi dari biaya produksi yang relatif cukup besar, sehingga produktifitas lebih meningkat, operasional lebih lancar, optimal dan efektif, termasuk aspek keselamatan, baik untuk orang, barang dan keberlangsungan event secara keseluruhan, yang dampak risikonya sangat besar, baik pada risiko finansial maupun citra perusahaan.

Dari sebutan jabatan Manajer Produksi artinya seorang Manajer Produksi haruslah menguasai manajemen dan menguasai produksi. Manajemen merupakan sebuah proses pengambilan keputusan yang terkait dengan Perencanaan (planning), Pengaturan (organizing), Pengarahan dan Pengendalian (directing and controlling), dan tentu dilengkapi dengan Evaluasi. Produksi, merupakan suatu kegiatan yang bertujuan menambah nilai guna suatu barang maupun jasa sesuai kebutuhan penyelenggaraan event, seperti spesifikasi dan disain, jumlah (barang atau bahan, tenagakerja, peralatan pendukung), tenggat waktu, dan termasuk aspek biaya. Jadi, persoalan produksi tidak hanya pada bagaimana mendapatkan/ membeli/ menyewa komponen produksi semurah mungkin dari supplier.

 

Keahlian dan Keterampilan Wajib yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Produksi Acara :

  1. Memiliki keterampilan teknis yang mumpuni terkait barang dan bahan produksi, peralatan produksi, dan perlengkapan pendukung/ mesin dan alat kerja. Kuranglah professional bila seorang Manajer Produksi tidak memiliki keterampilan teknis.
  2. Memiliki keterampilan organisasi dan efisiensi, artinya Manajer Produksi harus mampu membuat dan mengatur struktur di dalam divisi produksi secara tepat dan efisien, dan mampu bekerjasama yang baik dengan divisi lain di dalam organisasi.
  3. Memiliki jiwa kepemimpinan (leadership) yang kuat dan baik, agar dapat mengkoordinasikan tim produksinya untuk memperoleh kinerja yang sesuai dengan target yang ditetapkan Project Manager dan atau perusahaan.

MK 05 Seputar Manajemen Produksi Production Manager series 02

MK 05 Seputar Manajemen Produksi Production Manager series 03

MK 05 Seputar Manajemen Produksi Production Manager series 04

Bagaimana cara memahami dan mampu mempraktekan manajemen produksi secara tepat ?

MK 05 Seputar Manajemen Produksi Production Manager series 05

Akan kita lanjutkan diskusi kita pada seri berikutnya ya..

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggungjawab seorang Manajer Acara (Event Manager) – Seri 04

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggungjawab seorang Manajer Acara (Event Manager) – Seri 04

Dec 12, 2022 | Event Organizer

Pada tahapan mempersiapkan sebuah event, yang dilakukan seorang Event Manager antara lain namun tidak terbatas pada :

  1. Membuat penelitian dan analisa untuk dapat menentukan cakupan dari event, tentunya dengan persetujuan dan kesepakatan yang dicapai dengan stakeholder (pemberi pekerjaan, pemilik acara, dan lainnya), dengan dasar data pendukung.
  2. Membuat, mengembangkan dan mempresentasikan business plan dari event yang akan diselenggarakan secara menyeluruh
  3. Membuat dan menerapkan critical path atau batas waktu minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tahapan event yang sedang direncanakan
  4. Melakukan penelusuran dan penelitian untuk memilih venue yang sesuai dengan event dan anggaran yang direncanakan
  5. Membuat kontrak-kontrak kerja yang diperlukan pada tahap ini, contohnya : kontrak dengan pihak venue setelah disepakati bersama dengan stakeholder

 

Sedangkan pada tahapan membuat perencanaan event yang akan diselenggarakan, yang dilakukan seorang Event Manager antara lain namun tidak terbatas pada :

  1. Mendisain dan mengembangkan konsep event berdasarkan hasil diskusi dengan stakeholder
  2. Rencana penggunaan teknologi di dalam event yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran
  3. Dalam membuat perencanaan seorang Event Manager juga harus memperhatikan akses untuk orang-orang berkebutuhan khusus
  4. Menyusun kebijakan-kebijakan dan prosedur untuk pelaksanaan event terkait, mulai dari aspek administrasi, aspek teknis, aspek promosi dan publikasi, aspek keuangan, aspek operasional pendukung sampai dengan aspek kesehatan, keselamatan dan keamanan.

 

Pada event berskala besar, selama tahapan ini seorang Event Manager seringkali dibantu oleh seorang atau beberapa orang asisten yang kompeten dalam membuat perencanaan, baik in-house maupun outsourcing.

Selanjutnya, seorang Event Manager bertanggungjawab mengatur penyelenggaraan event yang telah direncanakan sesuai kesepakatan dengan stakeholder, antara lain namun tidak terbatas pada :

  1. Mengatur urutan persiapan pelaksanaan dan merinci seluruh kebutuhan event
  2. Mengatur dan mengkoordinasikan keseluruhan event, agar tahapan berjalan sesuai rencana mulai dari semua kebutuhan sebelum event, kegiatan selama event sampai kegiatan paska event
  3. Mengelola jalannya event yang berlangsung agar sesuai dengan target dan harapan stakeholder
  4. Mengkordinasikan seluruh petugas lapangan selama event berlangsung bersama-sama koordinator setiap bidang, sesuai skala event

Semua poin di atas adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh seorang Event Manager pada umumnya. Namun ada hal-hal yang membedakan seorang Event Manager dapat dikategorikan handal, lengkap dan kompeten dalam mengelola event yang diselenggarakan, yang biasanya diperoleh dari “jam terbang”, antara lain namun tidak terbatas pada :

  1. Keterampilan mengelola hubungan yang efektif dengan external stakeholders
  2. Kemampuan membuat perencanaan pengawasan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja)
  3. Tanggap terhadap keadaan darurat selama event
  4. Keterampilan mengatur pembagian pekerjaan kepada anggota tim
  5. Kemampuan menjaga dan memastikan kualitas pekerjaan dari setiap anggota tim
  6. Kemampuan mengelola konflik yang terjadi di tempat kerja
  7. Kemampuan menunjukan kepemimpinan yang baik
  8. Keterampilan melakukan evaluasi dan membuat laporan kesuksesan Event

 

Apakah anda sudah termasuk seorang Event Manager yang handal dan kompeten ?

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggungjawab seorang Manajer Acara (Event Manager) – Seri 04

Acuan dasar untuk merekrut Manajer Acara (Event Manager) yang handal – Seri 03

Dec 12, 2022 | Event Organizer

Bila anda seorang pemilik perusahaan event organizer yang sedang ingin merekrut seorang Event Manager, tentunya anda akan menyusun kriteria untuk menentukan siapa yang akan anda rekrut dari data portofolio yang bersangkutan dan wawancara anda dengan calon Event Manager untuk perusahaan anda. Hasil wawancara lebih tinggi bobotnya dari sekedar anda membaca portofolio.

Selain anda menilai jawabannya terkait tugas dan pengalaman yang bersangkutan dalam menjalankan fungsi sebagai event manager sejak tahap persiapan, perencanaan event, pengaturan penyelenggaraan event dan mengelola event sampai evaluasi*),  berikut ini hal-hal yang dapat menjadi acuan dasar saat anda mewawancarai kandidat Event Manager, karena umumnya kemampuan dan keterampilan berikut ini sulit terbaca dari portofolio seseorang, antara lain sebagai berikut :

  • Kemampuan berpikir strategis
  • Kemampuan berpikir kritis
  • Kreatifitas
  • Fleksibilitas yang kadang diperlukan dalam suatu kondisi
  • Penguasaan tentang administrasi keuangan suatu event
  • Tajam dalam strategi pemasaran
  • Prilaku yang sopan santun dan menjaga etika
  • Keterampilan bersosialisasi, mudah bergaul dan berpenampilan rapih
  • Terampil dalam manajemen waktu dan disiplin
  • Kemampuan membuat perencanaan yang detail dan cermat
  • Kemampuan menyelesaikan masalah dengan tenang dan sabar
  • Kemampuan bekerja dalam situasi di bawah tekanan
  • Kemampuan bekerja dengan deadline
  • Kemampuan bekerja dalam anggaran yang telah ditetapkan stakeholder

*) akan kita lanjutkan di Seri 04 ya

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggungjawab seorang Manajer Acara (Event Manager) – Seri 04

Profesi Manajer Acara (Event Manager) – Seri 02

Dec 12, 2022 | Event Organizer

Mari kita lanjutkan pembahasan tentang profesi Event Manager seri 01 yang lalu…

Kalau kita kilas balik sedikit pembahasan seri 1; jadi posisi Event Planner dan Event Manager dapat dilakukan oleh orang yang berbeda atau dapat juga dilakukan oleh 1 (satu) orang yang sama, tugas perencanaan dirangkap oleh Event Manager, tergantung dari skala event yang akan diselenggarakan. Hal ini memungkinkan karena seorang Event Manager bekerja di semua tahapan event, mulai dari tahap persiapan, perencanaan, penyelenggaraan, pengawasan, pengendalian dan terakhir tahap evaluasi. Biasanya pada sebuah event yang cukup besar seorang event manager dibantu oleh seorang event planner untuk tugas persiapan dan perencanaan.

Apa saja area lingkup tugas seorang Event Manager ?

Area yang menjadi tanggungjawab Event Manager meliputi :

  • Semua administrasi yang terkait event yang akan diselenggarakan, biasanya dibantu oleh sebuah tim administration officer
  • Hal-hal teknis dan non-teknis terkait operasional event yang akan diselenggarakan, untuk event skala menengah dan besar wajib dibantu oleh beberapa orang atau sebuah tim yang mengurus operasional
  • Marketing dan Komunikasi terkait event yang akan diselenggarakan, pada umumnya event manager dibantu oleh sebuah tim marketing & komunikasi yang dikelola seorang Manajer Markom
  • Aspek Kesehatan dan Keselamatan terkait event yang akan diselenggarakan, pada event skala besar biasanya dibantu oleh seorang Health & Safety Manager, atau merekrut tim lepasan (freelancer)
  • Aspek Keamanan terkait event yang akan diselenggarakan, pada umumnya bekerjasama dengan pihak eksternal perusahaan, seperti pihak keamanan venue, atau pihak kepolisian, atau pihak keamanan swasta, tergantung kebutuhan dan skala event
  • Manajemen resiko, hal ini menjadi tanggung jawab seorang Event Manager, kesalahan mengelola resiko dapat berdampak kerugian yang besar bagi perusahaan maupun pihak stakeholder. Oleh karena itu seorang Event Manager yang handal akan dibayar tinggi oleh perusahaan
  • Dokumentasi, hal ini bagian dari tanggungjawab Event Manager, yang mana dokumentasi ini akan digunakan untuk berbagai tujuan, seperti : laporan, publikasi paska event, bahan evaluasi bahkan dapat menjadi barang bukti atas suatu kasus. Pada umumnya event manager dibantu oleh sebuah tim dokumentasi yang dibentuk atau ditunjuk oleh perusahaan
  • Evaluasi, seorang Event Manager akan lengkap kualifikasinya bila cakap dalam melakukan evaluasi terhadap event yang menjadi tanggungjawabnya

 

Kita lanjutkan lagi minggu depan di Seri 03 yaa

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])