Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Pada tahapan implementasi, pengendalian dan pengawasan tour produksi, kembali seorang production manager dituntut keterampilan teknis sekaligus manajerial yang baik. Tidak seperti pada tahapan perencanaan, di tahapan ini banyak keterlibatan orang, baik tim internal maupun eksternal, sehingga production manager wajib memiliki keterampilan organisasi, pengelolaan orang, dan skill mengatasi persoalan di lapangan. Kemampuan komunikasi yang baik juga sangat berperan dalam tahapan kerja ini.

Ada berbagai jenis kepemimpinan, yang dapat diterapkan sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi, namun saat ini kita tidak membahasnya lebih jauh, akan ada seri tersendiri pembahasan tentang kepemimpinan. Baiklah, mari kita diskusi seputar praktek tour produksi, hal yang wajib dilakukan oleh seorang production manager di tahapan ini antara lain memimpin rapat-rapat koordinasi tour produksi. Pada rapat tour produksi dengan tim internal antara lain sangat penting untuk menjelaskan semua data dari perencanaan tour produksi (nama acara, lokasi, tanggal acara, tanggal berangkat, tanggal Kembali, target-target yang ditetapkan perusahaan, spesifikasi, disain, ukuran, peralatan, aspek K3, rincian jadwal kerja, pengangkutan, akomodasi), kemudian pembagian tugas dan tanggungjawab, alur kerja, prosedur (baik prosedur teknis produksi maupun prosedur perusahaan terkait keuangan, kedisiplinan atau semua yang berkaitan dengan hak dan tanggungjawab atau isi kontrak kerja bila tim tersebut adalah tenaga lepasan yang dibayar berbasis project, termasuk prihal upah dan uang makan. Pada rapat tour produksi perlu diinformasikan siapa yang ditunjuk menjadi wakil atau orang kedua dari production manager bila berhalangan. Tentukan juga siapa koordinator untuk setiap bidang di dalam tour produksi.

Untuk memudahkan kerja lingkup implementasi dan pengendalian dibutuhkan membangun sebuah system administrasi yang baik, seperti daftar nama dan nomor kontak tim internal tour produksi berikut tanggungjawabnya, daftar supplier maupun sub-kontraktor terkait yang dilengkapi dengan data nama dan nomor kontak serta bidang tanggungjawab pekerjaannya, daftar data kontak transportasi berikut nomor kendaraan atau kode container , daftar pembagian atau alokasi akomodasi tim tour produksi dan lokasinya. Divisi tour produksi sebaiknya memiliki administrasi keuangan tersendiri, siapkan beberapa form terkait keuangan, seperti form permintaan dana, form tandatangan penerimaan uang, form absensi, form laporan keuangan kepada pimpinan perusahaan, sesuai dengan prosedur perusahaan.

Pada rapat koordinasi teknis tour produksi, kita harus memastikan bahwa tim internal dan tim eksternal telah memahami semua hal yang disampaikan dalam rapat, contoh prihal layout, spesifikasi dan ukuran, jadwal dan target-target. Di dalam rapat-rapat koordinasi produksi termasuk rapat progress didiskusikan potensi-potensi kendala teknis dan non-teknis dan diskusikan rencana Tindakan pencegahan yang akan diambil / sudah diambil (di rapat progress), semua pembahasan harus diperkuat dengan data, jadi tidak sebatas penilaian pribadi, apalagi kalimat “katanya” yang belum bisa dijadikan landasan untuk mengambil langkah pencegahan. Lengkapi juga diskusi dalam rapat dengan foto/ video sebagai bagian dari data dokumen pendukung. Hal ini harus tertuang secara tertulis dalam minutes dan checklist technical briefing. Untuk mengambil langkah aksi mitigasi perlu dilakukan penilaian tingkat risiko (risk assessment) oleh personil yang terlatih dan kompeten, karena itu seorang production manager haruslah menguasai aspek kesehatan dan keselamatan kerja, bila belum menguasai maka production manager harus mempunyai anggota tim yang terlatih dan kompeten di bidang kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan demikian proses tour produksi dapat dikendalikan.

Dalam lingkup tugas pengawasan, yang bertujuan untuk memastikan kualitas barang dan jasa hasil kerja, memastikan ketepatan penyelesaian produksi sesuai tenggat waktu, dan biaya sesuai anggaran, maka kita siapkan form penilaian kinerja tim produksi baik dari internal maupun eksternal, untuk setiap sub-bagian produksi. Penilaian ini dilengkapi dengan data, dan atau foto dan penjelasan, sehingga lebih obyektif, dan diketahui oleh pihak yang dievaluasi dan pihak manajemen. Ini berguna untuk pembahasan evaluasi, baik di tahap progress produksi maupun pada pasca event. Dalam tugas pengawasan jangan lupa mengevaluasi efektifitas langkah/ aksi mitigasi yang telah diambil oleh pelaksanan produksi, apakah telah berhasil mengatasi persoalan. Bila hasilnya belum dapat mengatasi persoalan maka harus dirapatkan kembali untuk dicarikan alternatif solusi lain atau pertimbangan lainnya sesuai kebutuhan.  

Yuk gaes kita berbagi informasi, sehingga bisa saling memberi sedikit manfaat..

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 10

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Kemampuan manajerial seorang production manager menjadi kunci utama kesuksesan sebuah tour produksi. Membuat perencanaan tour produksi yang baik menjadi titik awal penentu seberapa tinggi tingkat pencapaian kinerja tim produksi, serta bagaimana menerapkan rencana menjadi realisasi, mengendalikan proses dan system pengawasan yang dibangun adalah keterampilan manajerial yang wajib dikuasai.

 

Untuk meningkatkan keterampilan teknis dan manajerial jangan mengandalkan konsep learning by doing, kami kurang sependapat dalam hal ini. Menambah keterampilan tidak semua diambil dari praktek di lapangan, professional produksi juga harus menambah pengetahuan, wawasan dan cara-cara baru yang diperoleh dari referensi literatur dan artikel, pelatihan-pelatihan, seminar, kelompok diskusi dan metode lainnya secara konsisten berkesinambungan, sehingga mampu menerapkannya di lingkungan kerja dengan lebih baik, tanpa harus membuat kesalahan yang konyol dulu di lapangan. Kombinasi dari pengalaman yang diperoleh di lapangan dan konsistensi kemauan untuk belajar dan berkembang yang diperoleh dari luar lapangan inilah yang biasanya menjadi pembeda tingkat keterampilan professional seorang praktisi produksi.

 

Jangan lakukan lagi kesalahan yang pernah kita lakukan sebelumnya. Coba kita perhatikan kembali contoh-contoh persoalan yang kita hadapi di lapangan dan banyak yang disebabkan karena luput dari pemikiran kita saat di awal sebelum melaksanakan tour produksi. Membuat perencanaan tour produksi antara lain meliputi :

  • Merangkum semua kebutuhan produksi, gambar layout lokasi kerja, disain, spek dan ukuran, kebutuhan peralatan bantu, ketersediaan daya listrik di lokasi kerja, termasuk solusi alternatif bila terjadi kerusakan barang produksi di lokasi tour produksi
  • Mengkaji informasi yang terkait dengan lokasi-lokasi tujuan tour produksi, kalau belum punya data/ info segeralah himpun data dari sumber yang relevan
  • Kenali potensi-potensi persoalan terkait lokasi tujuan tour produksi, kondisi fisik lokasi, jarak tempuh, alam / geografis/ cuaca, aspek sosial, dan termasuk aturan-aturan dari pihak venue
  • Pelajari peraturan dan persyaratan hukum daerah setempat di lokasi tujuan tour produksi
  • Lakukan identifikasi sejauh mana cakupan tanggungjawab kita
  • Buat draft struktur tim produksi ; nama, jabatan, nomor hp
  • Buat prosedur terkait aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja, perlengkapan keselamatan dan kesehatan termasuk persiapan obat-obatan dan vitamin
  • Susun rencana anggaran biaya tour produksi, seperti uang makan, biaya transportasi barang dan orang, biaya akomodasi, biaya peralatan dan perlengkapan kerja, dan biaya lainnya, sejak keberangkatan sampai kepulangan, termasuk di dalamnya pemilihan moda transportasi yang akan digunakan
  • Buat rencana cadangan untuk kedaruratan operasional
  • Setelah poin-poin di atas terangkum, konsultasikan dengan pimpinan / project manager untuk mendapatkan persetujuan
  • Setelah disepakati draft di atas menjadi dokumen yang telah terverifikasi, selanjutnya buat system alur kerja tim produksi baik internal maupun tim produksi eksternal
  • Buat draft jadwal kerja tour produksi, mulai keberangkatan/ pengiriman, pembuatan/ pemasangan/ instalasi, uji coba, dan pelaksanaan acara
  • Buat juga draft jadwal kepulangan, mulai dari jadwal pembongkaran, pengangkutan dan pengiriman pulang sampai perkiraan sampai kembali di tempat asal
  • Ajukan draft jadwal tour produksi kepada pimpinan / project manager untuk mendapatkan persetujuan
  • Setelah semua perencanaan disetujui, selanjutnya kita masuk ke fase implementasi, pengendalian dan pengawasan tour produksi

 

Begitu kurang-lebih tahapan perencanaan tour produksi kita, untuk fase implementasi, pengendalian dan pengawasan akan kita lanjutkan diskusi kita di seri berikutnya ya gaes..

Yuk kasih tanggapan, komen atau mungkin sharing seputar tour produksi..

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 09

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Seringkali event diselenggarakan dalam suatu rangkaian di beberapa tempat atau beberapa kota. Agar tidak salah pemahaman tentang tour produksi event, perlu disampaikan di sini bahwa yang dimaksud tour produksi tidak mesti pelaksanaan produksi di beberapa tempat atau beberapa kota, pelaksanaan produksi di satu titik venue atau tempat dapat diterapkan mekanisme kerja sebuah tour produksi. Sebagai contoh, mempersiapkan segala sesuatu terkait produksi yang dibawa dari Jakarta ke satu lokasi di kota Sentani, Jayapura tahun 2021 lalu adalah sebuah tour produksi. Bahkan mempersiapkan produksi dari Jakarta ke satu venue di Cirebon juga diterapkan mekanisme kerja sebuah tour produksi.

Dari tahun 2006 sampai 2018, kami sering mendapatkan pekerjaan produksi di beberapa kota dalam sebuah rangkaian, contohnya event promosi sebuah produk consumer goods. Selama rangkaian tour tersebut banyak hal yang dapat terjadi yang bisa mempengaruhi jadwal produksi, target pencapaian, dan hal-hal lain yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Beberapa persoalan muncul di luar perkiraan production manager, seorang production manager betul-betul diuji keterampilannya dalam mengatasi berbagai persoalan yang berbeda-beda dalam sebuah rangkaian kegiatan, dan berbagai karakteristik lokasi setempat.

Persoalan-persoalan yang berpotensi muncul dalam sebuah rangkaian tour produksi antara lain :

  • Personil jatuh sakit, termasuk production manager, yang sakit di kota ke-22 sedangkan masih ada beberapa kota yang harus diselesaikan
  • Turunnya kecepatan kerja personil produksi, kelelahan atau kurangnya istirahat disebabkan jadwal produksi yang terlalu padat, hal tersebut harus masuk dalam pertimbangan saat menyusun rencana produksi
  • Barang produksi yang rusak, atau problem teknis, sedangkan di lokal setempat tidak ada barang pengganti yang dapat diperoleh
  • Kendala Transportasi, baik untuk personil maupun barang, sebagai contoh truk yang digunakan kondisinya kurang sehat termasuk kondisi ban, atau jadwal kapal container yang berubah
  • Kesulitan memperoleh resources, seperti bahan bakar untuk genset
  • Perubahan talent/ artis yang akan perform yang mengakibatkan perubahan technical riders
  • Regulasi setempat yang di luar perkiraan, seperti tiba-tiba perizinan ditinjau ulang, atau tidak boleh penyelenggaraan acara di malam hari, hanya boleh siang hari, yang mana akan berdampak pada jadwal produksi, jadwal talent dan lainnya
  • Kapabilitas personil keamanan yang berbeda-beda di suatu tempat dengan tempat lainnya, sehingga aspek keamanan menjadi persoalan, seperti akses masuk yang jebol, atau screening tidak berjalan sesuai rencana, seperti penonton yang mabuk dan membuat onar dan dapat membahayakan personil produksi atau merusak barang produksi
  • Ormas setempat yang kurang kooperatif atau protes warga terhadap artis yang akan perform karena dianggap warga tidak sesuai dengan etik dan budaya setempat
  • Penambahan kebutuhan komponen produksi, misalkan dikarenakan perubahan tempat acara, sebagai contoh harus ada penambahan barikade karena venue yang baru membutuhkan hal tersebut
  • Penambahan biaya operasional di suatu lokasi venue, disebabkan kurang tepatnya data yang diperoleh pada saat perencanaan
  • Jauhnya tempat penginapan untuk para pekerja dari venue, sehingga harus disiapkan alternatif untuk mengatasinya
  • Faktor alam, seperti cuaca, hujan yang berdurasi lama akan mempengaruhi jadwal produksi, atau terjadi gempa bumi, yang dapat mengakibatkan bukan saja mundurnya jadwal produksi bahkan sampai pada pembatalan acara
  • Kendala-kendala lainnya

Demikian cerita singkat dan contoh-contoh kendala teknis yang harus diantisipasi oleh seorang production manager dalam membuat rencana tour produksi, sehingga target pencapaian kinerja produksi dapat dipenuhi sesuai kriteria yang telah disepakati, berdasarkan pengalaman yang pernah kami dapati selama tour produksi. 

Yuk gaes berbagi cerita seputar tour produksi..

Bagaimana dengan aspek manajerial yang harus disiapkan sebelum keberangkatan dan yang harus dilakukan selama proses tour produksi oleh production manager ?

Kita berbagi cerita pada seri berikutnya ya..

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Berbagai hambatan yang sering ditemui dalam merealisasikan produksi pada penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 08

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Seorang production manager bertanggungjawab untuk pengendalian produksi dan pengawasan produksi. Pengendalian produksi dilakukan agar proses produksi dapat berjalan sesuai rencana dan mampu mencapai hasil yang maksimal dengan penggunaan biaya yang optimal. Pengawasan dilakukan untuk memastikan kualitas barang sesuai dengan rencana, efektifitas dan efisiensi metode kerja yang dipakai, dan untuk mengamati kemungkinan timbulnya persoalan dan mengambil langkah yang tepat untuk mengatasinya, sehingga output pekerjaan dapat optimal.

Saat kita merealisasikan produksi sesuai dengan perencanaan, seringkali kita menemui hambatan atau tantangan di lapangan. Biasanya faktor-faktor yang menjadi penghambat antara lain faktor perencanaan yang kurang baik, atau faktor system yang dibangun masih perlu perbaikan, atau faktor kurangnya kualitas sumber daya manusia baik dari internal maupun eksternal, atau faktor kurangnya pemahaman tentang aspek keselamatan dan kesehatan kerja, atau faktor kebutuhan peralatan/ perlengkapan pendukung kerja yang tidak tersedia, atau faktor ketersediaan waktu yang terlalu mepet, atau faktor anggaran biaya, atau faktor regulasi otoritas setempat, atau faktor komunikasi antara tim produksi internal dan eksternal sehingga informasi tidak diterima utuh dan salah pemahaman oleh pekerja produksi, atau faktor alam dan geografis lokasi terutama untuk event outdoor, atau faktor-faktor lainnya yang luput diperhitungkan oleh production manager.

Beberapa waktu lampau, saya seringkali menemui kendala terkait pelaksanaan produksi, terutama karena waktu pelaksanaan yang sangat mepet, sehingga perencanaan tidak dapat dilakukan dengan baik. Sedangkan ekspektasi dari pemilik acara pada umumnya adalah kualitas produk layanan yang prima, kecepatan pelaksanaan realisasi produksi yang sangat tinggi karena urgensinya, dan harga layanan yang murah.  Ada teman saya yang pernah sampaikan kalimat sambal joke kepada saya begini : Kalau mau produk layanan prima, kecepatan kerja sesuai ekspektasi, maka harganya tidak murah, atau kalau mau semua serba cepat dan tergesa-gesa konsekuensinya penyedia barang/ jasa tidak dapat menjamin kualitas layanan dan harga menjadi tinggi, atau kalau mau harga murah akan ada konsekuensi layanan atau kecepatan kerja yang tidak sesuai ekspektasi. Bagaimana pendapat teman-teman, apakah setuju atau tidak ?

Dari contoh persoalan di atas, apakah tidak mungkin kita memperoleh semua ekspektasi yang disebut tadi ; kualitas layanan (produk/jasa) yang prima, kecepatan kerja sesuai jadwal, dan biaya produksi yang sesuai dengan anggaran ? Jawabannya adalah sangat mungkin, namun dengan beberapa syarat kondisi, antara lain : perencanaan produksi dibuat dengan baik, tersedia system manajemen produksi yang tepat, sumber daya manusia baik internal dan eksternal terlatih dan kompeten, anggaran biaya yang realistis, dan production manager yang mampu bekerja sesuai kompetensi baik dari sisi keterampilan teknis produksi maupun keterampilan manajerial, dan yang menjadi critical aspect adalah komitmen pimpinan perusahaan event organizer untuk mempriotitaskan kualitas layanan kepada kliennya/ prinsipal pemilik acara, dengan kita membangun awareness seperti memberi pemahaman kepada klien kita terkait komitmen pada timeline yang benar dari proses penyelenggaraan event terhadap kualitas output-nya, sesuai target pencapaian yang disepakati.

Dalam tahapan proses plaksanaan produksi, penting seorang production manager mampu mengidentifikasi potensial problem yang akan muncul berdasarkan hasil pengawasan yang dilakukannya, dan mampu mengambil keputusan untuk mengatasinya, tentunya dengan berdiskusi ataupun konsultasi dahulu dengan personil yang relevan, baik dari aspek teknis maupun aspek kreatif, dalam kurun waktu sesuai jadwal produksi. Semuanya tercatat dan dibahas dalam rapat evaluasi.

Berikutnya kita bahas tentang apa gaes.. ada usulan ?  Saya tunggu yaa..  

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :

Lanjutan cerita pengalaman seputar tour produksi sebuah rangkaian event (Event Production Manager series) – eps 11

Aktifitas Pra-Produksi dalam penyelenggaraan Event (Event Production Manager series) – eps 07

Jul 6, 2023 | Event Organizer

Masih dalam tahapan perencanaan realisasi produksi dalam penyelenggaraan event, sebelum kita jalankan produksi di tempat yang telah ditentukan, beberapa hal yang akan mempengaruhi kesuksesan produksi sangatlah perlu untuk dilakukan. antara lain resources produksi harus dipersiapkan dan dikelola dahulu dengan baik untuk mengurangi terjadinya kesalahan di saat eksekusi produksi di lokasi, dan proses produksi secara keseluruhan komponen produksi harus dipahami oleh setiap tim produksi.

Contoh persoalan saat perencanaan yang saya temui beberapa waktu lampau, yaitu kurang telitinya production manager (atau mungkin kurangnya pemahaman teknis) melakukan pengukuran area saat melakukan survey, sehingga saat barang produksi tiba di lokasi venue ternyata area yang tersedia tidak mencukupi untuk memasang barang produksi sesuai dengan rencana dikarenakan ada faktor yang luput diperhitungkan saat survey lokasi. Sehingga perlu dilakukan perubahan dadakan dan modifikasi produksi, tentunya hal tersebut berdampak pada mundurnya jadwal produksi dan bertambahnya biaya secara keseluruhan.

Manajer produksi harus memastikan bahwa tim produksi internal dan eksternal telah sesuai pemahamannya terkait aspek kreatif dari pekerjaan produksinya. Disain yang terdapat di dokumen produksi telah dipahami dengan benar, termasuk catatan-catatan penting yang harus diketahui oleh semua pihak yang terkait pelaksanaan produksi, termasuk tantangan-tantangan yang akan dihadapi. Hal ini dilakukan dengan mengadakan rapat-rapat produksi, saat pra-produksi.

Selain aspek kreatif dan disain yang harus dipahami, aspek teknis pekerjaan dan aspek keselamatan juga hal yang harus dipastikan telah dipahami oleh seluruh personil yang terlibat. Libatkan personil-personil kunci dari divisi produksi di dalam rapat-rapat dengan departemen lain yang terkait pembahasan produksi, termasuk terkait target waktu dan anggaran biaya, juga pada rapat-rapat progress persiapan dengan project manager, dan stakeholder kunci lainnya.  Informasi dari rapat-rapat koordinasi tersebut yang berdampak pada aktifitas rekan kerja internal dan eksternal harus dikomunikasikan kepada mereka, sehingga personil terkait dapat melakukan tindakan segera yang diperlukan. Semua informasi dalam bentuk tertulis dan dicatat secara jelas dan akurat, tidak ambigu atau bias.

Konsep produksi, persyaratan spesifikasi dan jumlahnya dievaluasi kelayakannya termasuk alternatif perubahan spesifikasi dan atau jumlahnya sesuai dengan kebutuhan. Opsi-opsi pelaksanaan produksi diidentifikasi, dan dikonsultasikan dengan personil yang relevan bila dibutuhkan, misalkan perubahan merk barang, perubahan ukuran atau volume, perubahan jenis dan fasilitas peralatan pendukung yang dibutuhkan ditentukan sebelum pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menghindari pembengkakan biaya yang tidak perlu, dan mundurnya jadwal produksi. Catat potensi biaya yang melebihi alokasi anggaran yang tidak dapat dihindari, rekomendasikan alternatif yang memungkinkan kepada atasan. 

Selain rapat-rapat yang telah disebut di atas, sangatlah penting dilakukan rapat teknis dengan pihak eksternal / supplier / sub-kontraktor / dan pihak terkait teknis produksi lainnya beberapa waktu sebelum dijalankan pelaksanaan eksekusi produksi, untuk menyampaikan informasi, memberi arahan, dan mendapatkan masukan dari personil yang relevan. Informasi yang diberikan terkait jadwal kerja, izin kerja dan peraturan kerja, jalur akses, fasilitas terkait teknis, tinjauan ulang terhadap kondisi venue, informasi perubahan-perubahan bila ada, informasi target-target yang diinginkan stakeholder utama, catatan-catatan penting terkait hal-hal kritis yang harus diperhatikan untuk kesuksesan acara (critical path) dan hal lainnya yang diperlukan terkait teknis produksi.

Okee.. next series kita diskusi tentang apa ?  Sampaikan saja usulan kamu via feature yang tersedia disini ya..

 

(Penulis : Mulkan Kamaludin, owner Intro Event Solution, www.introevent.com email : [email protected])

Baca juga :